在宅テレワーク勤務にも最適!時間管理システム「TaPlan」とは?

 2020.10.16  HOYAデジタルソリューションズ株式会社

こんにちは。私はTaPlanの開発チームメンバーです。

今年、世界を大きく揺るがしているコロナ禍により、日本でも働き方が大きく変わりましたね。会社勤務から在宅テレワーク勤務へと多くの企業は勤務形態が変貌してきています。

そんな中、お仕事の時間管理や従業員の作業状況を把握するため多くの企業が苦労しているのではないでしょうか。

HOYAデジタルソリューションズでは、独自開発したシステム「TaPlan」を使ってこの問題を解決しました。
そこで、「TaPlan」という時間管理システムを当社の時間管理の歴史と共に紹介したいと思います。

〜そもそも「TaPlan」とは〜

作業者がパソコンやモバイル端末ブラウザを通して簡単に日々の作業内容を登録することができ、登録した実績から管理者は随時その作業内容を確認できるシステムです。
人単位・作業単位・時間単位・部署単位に自由にその実績工数をいつでも確認することができます。
インターネット環境さえあればどこからでも確認できるため、テレワークでも作業把握管理分析などを容易に実現できます。

<開発の歴史編>

〜紙の日報時代〜

我々SEは当日予定している仕事と作業時間を予定として当日の紙の日報に記載し、また前日の作業については実際に行った時間と作業を記載し上司に提出していました。
これが結構面倒で、大量にコピーをしておく必要もあり、朝と帰りの合計時間を考えると15分はこの作業に費やしていたような気がします。
あ〜。今考えるととっても勿体ないですね。紙の保管場所も大変でした。
結局書いているだけでその紙を後から見直すなんてことはしていませんでしたし。
まして分析などできるわけがありません・・・

〜Excelの日報時代〜

時は流れ、紙からExcelで作業日報を入力する様に進化しました。
紙の時代から考えるとだいぶ進歩ですね。
しかし、Excelファイルでは入力が個人個人なので統一感がなく、集計作業が大変。
月に1度、ひな形のExcelを作成するのも面倒だし、メールで配布もしなければなりません。
しかもひな型の作成も間違えていたり・・・

また集計作業も月1度メンバー全員のExcelを集結し何の作業にどの位の作業時間がかかったのか判断するという形でした。
Excelでは、入力チェック機能が不十分なため集計担当のメンバーが集計を実施する際に記載ミスを確認し担当者に修正を依頼する
みたいな面倒な事をやっていました。私なんか毎月集計担当に怒られていましたね・・・。

運用で何とかしようとするExcelでは既に限界でした。
集計し、分析できるまでにかなりの労力を必要としていました。

〜TaPlanに切り替えて 現在 〜

そんなこんなでこうなったら、自分たちで作ってしまおうという事になり、試行錯誤しながら作ったのがこちらの「TaPlan」です。
いつでもどこでも入力および集計可能です。
紙の作業日報の時代からしたら夢のように楽になりました。
紙やExcelの時代に比べて入力および実績確認に要する時間が圧倒的に少なくなりました。

現在はHOYAデジタルソリューションズの働き方改革のひとつになっています。
HOYAデジタルソリューションズでは「TaPlan」をコロナ前より社員が使用していたというところもあり、

今回のコロナ禍において従業員の作業負荷が増えることなく、2月には、ほぼ全社員テレワークに切り替えを行っています。
Withコロナ時代に適合する「TaPlan」が証明された訳ですね。

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